L’enseignante ou l’enseignant doit s’assurer d’être déjà inscrit et d’avoir déjà présenté une demande par l’entremise du site apps.qeco.ca avant de déposer des documents auprès du COÉQ. Toute documentation fournie au COÉQ aux fins d’évaluation doit accompagner une demande en ligne pour indiquer au COÉQ qu’une enseignante ou un enseignant souhaite que les nouveaux renseignements soient examinés par le COÉQ.
Lorsque les enseignantes et les enseignants déposent des documents auprès du COÉQ, ils doivent indiquer leur numéro de l’Ordre des enseignantes et enseignants de l’Ontario afin que leurs documents puissent être jumelés au bon dossier. Si une personne demande à un établissement d’envoyer des documents directement au COÉQ, elle doit fournir son numéro de l’Ordre à l’établissement et lui demander de le préciser lorsqu’il envoie les documents au COÉQ.
À moins que la personne responsable de l’évaluation n’en fasse la demande, les enseignantes et enseignants ne sont pas tenus de déposer de nouveau les documents déjà fournis au COÉQ.
Il incombe à l’enseignante ou à l’enseignant de fournir au COÉQ tous les documents requis pour une évaluation. Le COÉQ ne reçoit pas automatiquement de documents de l’Ordre, ni de World Education Services (WES), ni d’aucun établissement d’enseignement (universités, collèges, etc.). Le refus ou l’incapacité de fournir tous les documents nécessaires peut entraîner le classement dans une catégorie inférieure ou la clôture du dossier.
Méthodes de dépôt de documents
Voici un aperçu des différentes méthodes de dépôt de documents acceptées par le COÉQ, ainsi que les documents acceptés par méthode.
Veuillez noter que les documents ne peuvent pas être déposés au moyen du formulaire de demande en ligne. Les enseignantes et les enseignants doivent d’abord remplir et soumettre une demande en ligne, puis prendre des dispositions pour fournir les documents pertinents au COÉQ.
| Méthode | Relevés de notes | Tout autre document |
|---|---|---|
| Par le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario | ● | |
| Par courriel depuis un établissement | ● | ● |
| Par courriel de l’enseignante ou de l’enseignant | ● | |
| Par l’Ordre des enseignantes et enseignants de l’Ontario ou le World Education Services | ● | ● |
| Par la poste | ● | ● |
| En personne | ● | ● |
Par le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario
Lorsqu’une enseignante ou un enseignant dont la demande est en cours de traitement se connecte à son compte sur la plateforme apps.qeco.ca, un bouton s’affiche dans ce compte pour l’inviter à commander ses relevés de notes par l’intermédiaire du Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario.
Tout relevé de notes commandé de cette façon est envoyé par voie électronique au COÉQ.
Bien que ce bouton s’affiche pour toutes les personnes qui soumettent une demande, la fonction n’est offerte qu’aux enseignantes et enseignants qui ont suivi des cours dans une université publique de l’Ontario ou qui ont obtenu leur diplôme d’une université publique de l’Ontario. Elle ne peut être utilisée que pour commander des relevés de notes délivrés par ces universités. De plus, selon l’université, certains cours (p. ex. ceux qui ont été suivis dans le cadre de programmes d’éducation permanente) pourraient ne pas figurer sur les relevés de notes commandés par l’entremise du Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario. Dans de tels cas, les enseignantes et les enseignants doivent fournir au COÉQ des relevés de notes en utilisant une autre des méthodes décrites ici.
Veuillez également noter que ce bouton s’affiche pour toutes les personnes qui soumettent une demande, même pour celles qui ont déjà fourni leurs relevés de notes au COÉQ.
Par courriel depuis un établissement
Les relevés de notes peuvent être envoyés par courriel au COÉQ directement par l’institution émettrice, ou ils peuvent être envoyés par l’intermédiaire d’un service de distribution de documents d’études de tiers partie autorisé par cette institution (ex., Parchment, Digitary, MyCreds/MesCertif, etc.).
Le COÉQ n’accepte pas les relevés de notes de la part des enseignants par courriel de toute autre façon.
L’institution peut envoyer les relevés de notes par courriel directement à transcripts@qeco.ca.
Si l’enseignant utilise un service de partage de documents, mais ne peut pas trouver le COÉQ dans la liste des destinataires de ce service, il peut plutôt utiliser ce service pour envoyer un lien de téléchargement directement à transcripts@qeco.ca. Le lien doit être envoyé directement via le service. Le COÉQ n’accepte pas les liens de téléchargement reçus d’un autre expéditeur. Si un NIP (Numéro d’identification personnel) ou un autre code est requis pour accéder au relevé de notes, l’enseignant doit le fournir au COÉQ en laissant une note sous l’onglet Remarques de sa demande actuelle.
Par courriel de l’enseignante ou de l’enseignant
Les enseignantes et enseignants peuvent envoyer tous les autres documents par courriel à l’adresse info@qeco.ca. Ces documents comprennent, entre autres, les lettres, les certificats, les permis d’enseignement et tout autre document justificatif demandé par une évaluatrice ou un évaluateur du COÉQ, à l’exception des relevés de notes.
Par l’entremise de l’Ordre des enseignantes et enseignants de l’Ontario
Le COÉQ peut accepter des copies des relevés de notes originaux ou d’autres documents pertinents d’une enseignante ou d’un enseignant provenant de l’Ordre des enseignantes et enseignants de l’Ontario. Les enseignantes et enseignants peuvent demander que les documents soient transmis au COÉQ en autorisant à l’Ordre des enseignantes et enseignants de l’Ontario d’accéder à leurs renseignements personnels.
Veuillez noter que le COÉQ ne reçoit pas automatiquement de documents de l’Ordre. Une enseignante ou un enseignant doit en faire la demande à l’Ordre.
Par l’intermédiaire de World Education Services (WES)
Si une enseignante ou un enseignant a fourni ses relevés de notes originaux directement à WES pour qu’ils soient évalués par l’organisation, le rapport d’évaluation de WES peut être transmis au COÉQ par l’entremise du compte WES. Le COÉQ peut être sélectionné dans la liste des destinataires. Le rapport peut être de type cours par cours ou document par document, mais il doit inclure des copies des relevés de notes fournies par l’enseignante ou l’enseignant à WES.
Il convient de noter que le COÉQ ne reconnaît pas les évaluations de WES ou d’autres organismes d’évaluation des titres de compétences. Le COÉQ, en sa qualité de seul évaluateur des titres de compétence aux fins de la rémunération des enseignantes et des enseignants en Ontario, fournit une évaluation entièrement différente fondée uniquement sur le programme 5 et ses règlements, tableaux et définitions. Cependant, le COÉQ peut accepter les copies de WES des relevés de notes d’une enseignante ou d’un enseignant.
Par la poste
Les documents peuvent être envoyés par courrier à l’adresse suivante :
Le Conseil Ontarien d’Évaluation des Qualifications
10, avenue Alcorn, bureau 100
Toronto (Ontario) M4V 3A9
Les relevés de notes envoyés par la poste doivent être les documents originaux ou officiels.
En personne
Les enseignantes et les enseignants peuvent apporter leurs documents originaux ou officiels au bureau du COÉQ sur rendez-vous seulement pendant les heures normales d’ouverture, du lundi au vendredi. Les enseignantes et les enseignants doivent préalablement communiquer avec le COÉQ pour prendre rendez-vous.
Politique en matière de traduction
Les traductions originales ne sont acceptées que si elles sont fournies par :
- le consulat, le haut-commissariat ou l’ambassade au Canada du pays où les documents ont été délivrés
- le consulat, le haut-commissariat ou l’ambassade du Canada dans le pays d’où vous émigrez
- un traducteur agréé par une association professionnelle de traducteurs au Canada. Pour obtenir le nom d’une traductrice agréée ou d’un traducteur agréé, communiquez avec l’Association des traducteurs et interprètes de l’Ontario (ATIO) au 1-800-234-5030 ou 613-241-2846
- un traducteur agréé par le gouvernement fédéral ou par un gouvernement provincial ou municipal du Canada.
Toute traduction doit être accompagnée d’une déclaration :
- indiquant que la traduction est exacte et authentique
- indiquant que le traducteur ou la traductrice fait partie de l’une des catégories indiquées ci dessus (numéro de membre et/ou sceau, nom, adresse et numéro de téléphone requis)
- portant le nom de la traductrice ou du traducteur en caractères d’imprimerie et sa signature
Chaque document délivré par un consulat au Canada devrait porter le sceau officiel de l’institution et la signature de la personne autorisée.
Politique de retour des documents
Documents — Canada ou États-Unis
Les documents originaux des institutions académiques au Canada ou aux États-Unis ne seront pas retournés à l’enseignant.
Documents — Institutions internationales
Les documents originaux provenant des institutions académiques à l’extérieur du Canada et des États-Unis peuvent être retournés à l’enseignant.
Les documents peuvent être retournés à l’enseignant de l’une des façons suivantes :
- Par la poste – Si l’enseignant demande que ses documents internationaux originaux soient retournés par la poste, ils seront retournés par Xpresspost et un numéro de suivi lui sera fourni. Les enseignants peuvent communiquer avec le bureau du COÉQ pour plus de détails.
- En personne sur rendez-vous – Les enseignants qui souhaitent récupérer leurs documents en personne doivent prendre un rendez-vous pendant les heures normales de bureau, du lundi au vendredi. Les enseignants doivent contacter le COÉQ à l’avance par courriel ou par téléphone pour prendre un rendez-vous.
Si un enseignant prend un rendez-vous en personne pour déposer ses documents, le COÉQ tentera de les retourner au cours de la même visite. Veuillez noter qu’il peut y avoir des situations où les enseignants devront laisser leurs documents au COÉQ. Dans ces cas, les documents seront retournés par la poste ou l’enseignant peut prendre un autre rendez-vous pour les récupérer en personne .